Dokumen dapat memperlambat alur kerja Anda. Baik itu meminta klien untuk menandatangani kontrak atau meminta karyawan untuk menandatangani dokumen kebijakan untuk proses kepatuhan Anda, mencetak makalah, mendapatkan tanda tangan fisik, dan mengunggah dokumen yang ditandatangani ke sistem Anda memakan waktu.
Ada alternatif. Anda dapat menggunakan tanda tangan digital untuk menghilangkan kebutuhan untuk mencetak dan berbagi dokumen secara fisik. Inilah yang perlu Anda ketahui tentang cara membuat tanda tangan digital.
Apa itu Tanda Tangan Elektronik?
Istilah tanda tangan digital dapat merujuk pada dua konsep yang berbeda:
- Dalam beberapa konteks, tanda tangan digital adalah tanda tangan yang ditambahkan pengguna ke dokumen. Sama seperti tanda tangan fisik, itu menciptakan perjanjian yang mengikat secara hukum antara para pihak yang menandatangani dokumen. Jenis tanda tangan digital ini adalah apa yang akan Anda temukan pada kontrak penjualan elektronik . Terkadang Anda akan menemukan istilah tanda tangan elektronik yang digunakan untuk merujuk pada jenis tanda tangan digital ini.
- Istilah tanda tangan digital juga dapat merujuk pada sejumlah metode yang digunakan untuk mengotentikasi penulis dokumen. Anda dapat menggunakan sertifikat digital, fungsi hash, atau kriptografi kunci publik untuk melampirkan kode unik ke dokumen dan menunjukkan siapa yang menulisnya. Ini adalah metode yang akan Anda gunakan saat Anda perlu memverifikasi identitas pengirim atau penulis dokumen.
Protokol berbeda yang digunakan untuk mengautentikasi pembuat dokumen juga digunakan untuk memverifikasi tanda tangan yang ditambahkan pengguna ke dokumen.
Namun, kedua konsep ini sangat berbeda karena tanda tangan digital yang ditambahkan untuk mengotentikasi pembuat dokumen bukan merupakan perjanjian yang mengikat secara hukum.
Cara Membuat Tanda Tangan Digital
Proses untuk membuat tanda tangan digital akan bervariasi tergantung pada platform yang Anda putuskan untuk digunakan. Beberapa alat seperti Word memiliki kemampuan bawaan untuk menambahkan tanda tangan digital ke dokumen Anda. Anda juga dapat memutuskan untuk menggunakan solusi seperti Sizle jika Anda menginginkan alat yang dapat Anda gunakan untuk membuat tanda tangan digital dan mengelola dokumen Anda.
Inilah cara Anda biasanya membuat tanda tangan digital:
- Unggah dokumen yang ada ke dalam platform yang Anda gunakan untuk tanda tangan digital atau buat dokumen baru dari awal.
- Tunjukkan bidang di mana penerima perlu menandatangani. Anda juga dapat membuat bidang tambahan untuk mencatat tanggal atau membuat penerima menambahkan inisial mereka.
- Jika Anda membuat dokumen dengan Word, Anda harus mengirimkan dokumen melalui email ke penerima secara langsung. Jika Anda menggunakan solusi seperti Sizle, Anda akan menemukan alat bawaan untuk berbagi dokumen dan meminta tanda tangan. Yang harus Anda lakukan adalah memasukkan alamat email penerima.
- Orang yang perlu menandatangani dokumen akan menerima permintaan untuk membuat tanda tangan digital atau akan dapat membuka dokumen yang Anda bagikan dengan mereka dan menemukan bidang di mana mereka perlu menambahkan tanda tangan mereka.
- Orang ini akan dapat menandatangani dokumen hanya dengan mengklik bidang yang Anda buat. Perangkat lunak yang mereka gunakan untuk membuka dokumen mungkin meminta mereka untuk memilih font untuk tanda tangan atau untuk mengedit nama yang ingin mereka gunakan untuk menandatangani.
- Bergantung pada platform yang Anda gunakan, Anda dapat meminta langkah tambahan seperti otentikasi dua faktor untuk memverifikasi identitas orang yang menandatangani dokumen.
Cara Membuat Tanda Tangan Digital di Word
Jika Anda menggunakan Microsoft Office, Anda dapat menambahkan tanda tangan digital di Word, PowerPoint, dan Excel. Anda dapat membuat ID digital yang mengidentifikasi pembuat dokumen, dan Anda juga dapat membuat baris tanda tangan agar pengguna menandatangani dokumen.
Berikut cara membuat baris tanda tangan di Word:
- Tempatkan kursor Anda di tempat Anda ingin garis tanda tangan muncul dan klik Sisipkan.
- Cari Teks, lalu Garis Tanda Tangan . Anda kemudian harus memilih opsi Microsoft Office Signature Line .
- Jendela baru akan terbuka dengan detail tentang baris tanda tangan yang ingin Anda buat. Anda dapat memasukkan nama orang yang akan menandatangani dokumen, jabatan, alamat email, dan instruksi apa pun yang ingin Anda tambahkan.
- Anda dapat mencentang beberapa kotak agar dokumen menampilkan tanggal saat penerima menandatanganinya. Anda juga dapat membuat kotak komentar sehingga penerima dapat menambahkan pesan.
- Anda dapat menambahkan lebih dari satu baris tanda tangan jika diperlukan. Yang harus Anda lakukan adalah menempatkan kursor Anda di tempat yang berbeda dan ulangi langkah-langkah ini.
Menandatangani dokumen Word itu mudah. Setelah Anda membagikan dokumen dengan penerima, mereka harus membukanya dan mencari baris tanda tangan. Perhatikan bahwa penerima mungkin harus mengklik Tetap Edit sebelum mereka dapat membuat perubahan pada dokumen jika Anda membagikan dokumen yang dilindungi.
Penerima dapat menandatangani dokumen dengan mengklik kanan pada baris tanda tangan. Kotak dialog akan terbuka di mana mereka dapat mengetikkan nama mereka, dan Word akan menghasilkan tanda tangan. Penerima juga dapat memilih untuk mengunggah gambar ke baris tanda tangan untuk menambahkan gambar tanda tangan yang mereka pindai.
Cara Menambahkan Tanda Tangan Digital ke PDF
Anda dapat menambahkan tanda tangan digital ke file PDF dengan Adobe Reader atau Acrobat. Tanda tangan digital Adobe adalah pilihan yang sangat baik jika Anda perlu meminta penerima menandatangani dokumen penting dan ingin memverifikasi identitas mereka. Jika Anda dapat melakukannya secara online gratis.
Adobe menggunakan tanda tangan berbasis sertifikat yang mengumpulkan informasi tentang pengguna yang menandatangani dokumen. Adobe kemudian akan mengenkripsi informasi ini. Ini adalah cara yang lebih aman untuk menandatangani dokumen karena setiap pengguna memiliki sertifikat unik, dan Anda akan tahu jika seseorang memodifikasi dokumen setelah penerima menandatanganinya.
- Inilah cara Anda dapat menambahkan bidang tanda tangan ke dokumen PDF:
- Buka dokumen Anda dengan Adobe Reader atau Adobe Acrobat.
- Klik pada Alat dan kemudian Formulir . Cari opsi Edit .
- Anda mungkin melihat kotak dialog yang menanyakan apakah Anda ingin mendeteksi bidang secara otomatis dalam dokumen. Klik Tidak .
- Menu baru akan terbuka di bawah Edit . Cari menu Tasks dan klik Add New Field , lalu Digital Signature .
- Anda kemudian dapat membuat bidang untuk baris tanda tangan. Yang harus Anda lakukan adalah menggambar persegi panjang pada dokumen di mana Anda ingin penerima menandatangani. Anda dapat menambahkan label jika perlu menampilkan nama atau jabatan orang yang menandatangani dokumen.
- Jika Anda memerlukan lebih dari satu tanda tangan, cari alat Bidang dan pilih halaman tempat Anda ingin menambahkan baris tanda tangan. Anda akan dapat menggambar kotak tanda tangan tambahan di seluruh dokumen.
- Jangan lupa klik Close Form Editing di pojok kanan atas untuk menyelesaikan perubahan pada file PDF.
Penerima memiliki dua opsi saat menandatangani dokumen PDF. Mereka harus membuka dokumen dan mengklik kanan pada baris tanda tangan untuk melihat opsi ini:
- Menandatangani dokumen. Opsi pertama ini hanya menambahkan tanda tangan untuk pengguna. Pengguna akan melihat kotak dialog yang meminta mereka untuk mengetikkan nama mereka sehingga Adobe Acrobat atau Adobe Reader dapat membuat tanda tangan untuk mereka.
- Sertifikasi dengan tanda tangan yang terlihat. Opsi kedua ini menambahkan lapisan keamanan. Jika pengguna memilih opsi ini, Adobe akan membiarkan mereka memilih sertifikat yang ingin mereka gunakan untuk menandatangani dokumen. Pengguna harus memasukkan kata sandi setelah masuk sebagai langkah tambahan untuk memverifikasi identitas mereka.
Apakah Anda perlu mengonversi Word, PPT, atau jenis dokumen lainnya ke PDF? Gunakan Konverter PDF
gratis Sizle untuk konversi file yang cepat dan gratis.
Cara Membuat Tanda Tangan Digital di Mac
Komputer Mac dilengkapi dengan alat bawaan yang berguna untuk menambahkan tanda tangan digital ke berbagai dokumen. Jika Anda mengirim dokumen ke pengguna yang memiliki Mac, tidak perlu membuat baris tanda tangan.
Pratinjau adalah aplikasi yang memungkinkan pengguna membuka berbagai format file. Dimungkinkan untuk menambahkan tanda tangan digital ke dokumen apa pun dengan mengklik ikon Pena . Anda kemudian dapat memilih opsi Tanda Tangan dan klik Buat Tanda Tangan .
Anda dapat membuat tanda tangan dengan mengetikkan nama Anda, mengambil gambar tanda tangan Anda dengan kamera internal di Mac Anda, atau dengan menggunakan trackpad untuk menulis tanda tangan Anda dengan jari Anda. Setelah menambahkan tanda tangan Anda ke dokumen, Anda dapat mengkliknya untuk memindahkan atau mengubah ukurannya.
Perhatikan bahwa metode ini tidak menggunakan sertifikat. Jika Anda memerlukan tanda tangan dengan sertifikat, Anda harus meminta penerima untuk menggunakan aplikasi Adobe untuk menandatangani dokumen.
Cara Meminta Tanda Tangan Digital
Mengetahui cara membuat tanda tangan digital dapat membantu Anda menghemat waktu karena tidak perlu bertemu klien atau rekan kerja secara langsung untuk mendapatkan tanda tangan mereka. Namun, ada beberapa praktik terbaik yang perlu diingat saat meminta tanda tangan digital dari pengguna. Pastikan penerima memahami bahwa mereka harus menandatangani dokumen yang Anda kirim. Tanyakan apakah mereka terbiasa dengan tanda tangan digital dan jelaskan secara singkat bagaimana mereka dapat menambahkan tanda tangan ke dokumen jika mereka belum pernah melakukannya sebelumnya.
Menambahkan tanda tangan digital sangat intuitif, tetapi perlu diingat bahwa ini adalah praktik yang relatif baru dan tidak semua pengguna akan terbiasa dengannya.
Jika Anda perlu menggabungkan file atau dokumen PDF bersama-sama sebelum menandatangani, kunjungi artikel ini untuk mempelajari praktik terbaik.
Jika Anda memiliki persyaratan khusus, seperti meminta penerima menggunakan sertifikat untuk menandatangani dokumen, jelaskan bagaimana mereka dapat memilih opsi ini di Adobe dan beri tahu mereka bahwa mereka tidak akan dapat menggunakan program lain untuk menambahkan sertifikat.
Sebaiknya beri tahu penerima kapan Anda akan mengirim dokumen yang perlu mereka tandatangani sehingga mereka dapat mengawasi email mereka. Anda juga harus memeriksa ulang apakah Anda memiliki alamat email yang benar.
Menggabungkan Tanda Tangan Digital ke dalam Proses yang Ada
Sekarang setelah Anda mengetahui cara membuat tanda tangan digital, saatnya untuk memikirkan bagaimana alat ini akan cocok dengan proses yang ada. Tanda tangan digital dapat menyederhanakan proses penjualan dan membantu kepatuhan, tetapi Anda perlu merancang alur seputar alat ini.
Tanda tangan digital memang nyaman, tetapi risiko utamanya adalah Anda akan berakhir dengan beberapa dokumen elektronik dan tidak ada cara untuk mengaksesnya dengan mudah. Menyimpan dokumen yang ditandatangani di kotak surat Anda bukanlah pilihan yang baik.
Anda harus meninjau praktik terbaik Anda untuk menerbitkan dokumen dan meminta penerima untuk menandatanganinya. Sebaiknya tinjau izin untuk menentukan pengguna mana yang dapat meminta tanda tangan dan pengguna mana yang memerlukan persetujuan manajer untuk melakukannya. Anda juga akan memerlukan alur kerja untuk menyimpan dokumen yang ditandatangani. Alat seperti Sizle dapat membantu Anda membuat dan mengelola repositori untuk dokumen yang ditandatangani. Memiliki akses ke dokumen-dokumen ini sangat penting karena dapat mengikat secara hukum dan Anda mungkin perlu berkonsultasi lagi di masa mendatang. Dalam hal dokumen yang terkait dengan proses kepatuhan Anda, Anda harus membuat dokumen ini untuk audit.
Dokumen Anda akan lebih mudah ditemukan jika Anda membuat arsitektur file yang masuk akal dan mengadopsi konvensi penamaan untuk dokumen Anda. Anda juga harus menggunakan metadata untuk menambahkan tag ke dokumen Anda dan menemukannya dengan mudah dengan alat pencarian atau filter.
Otomatisasi adalah alat yang dapat membantu Anda mengelola dokumen Anda. Anda dapat, misalnya, mengotomatiskan penyimpanan dokumen setelah penerima menandatangani dokumen, atau mengirim pengingat otomatis jika pengguna belum menandatangani dokumen. Potensi penggunaan otomatisasi lainnya adalah memiliki pengingat otomatis ketika kontrak akan segera berakhir sehingga Anda bisa mendapatkan tanda tangan baru.
Anda juga harus meninjau proses pencadangan Anda saat ini dan memperbaruinya sehingga Anda dapat membuat cadangan dokumen penting setelah Anda mendapatkan tanda tangan.
Ending
Tanda tangan digital dapat membantu Anda menghemat waktu dan menawarkan pengalaman yang lebih baik bagi pelanggan dan karyawan Anda. Menandatangani dokumen secara elektronik aman, cepat, dan mudah.
Namun, penting untuk memahami cara membuat baris tanda tangan dan mempertimbangkan apakah Anda memerlukan tanda tangan sederhana atau sertifikat yang memverifikasi identitas pengguna yang menandatangani dokumen. Anda juga harus memikirkan alur kerja Anda saat ini dan bagaimana Anda mungkin harus memutakhirkannya untuk memasukkan tanda tangan digital.
